จิรยุทธชัย ไตรแสงเสถียรStrategic Finance for Property Development
THEN

Project Cost Log: คุมต้นทุนรายเดือน

วิธีบันทึกต้นทุนหนึ่งแถวต่อเอกสาร เพื่อส่งต่อบัญชี ภาษี Retention Budget vs Actual และการปิดเดือน

สรุปสั้น

  • Project Cost Log คือทะเบียนต้นทุนแถวเดียวต่อเอกสารหนึ่งฉบับ ที่ส่งข้อมูลต่อให้บัญชี ภาษี Retention Budget vs Actual และรายงานผู้บริหาร
  • กุญแจสำคัญคือการเลือกหมวดต้นทุนให้ถูก เพราะหมวดกำหนดการ Capitalize รหัสบัญชี และอัตราเริ่มต้นของ VAT WHT และ Retention
  • WHT และ VAT ของงวดก่อสร้างควรใช้ยอดที่จ่ายจริง ส่วน Retention ค่อยเสียภาษีเมื่อคืน ตัวอย่างงวดงาน 50 ล้านบาท ต้องจ่ายสุทธิ 49.4 ล้านบาท
  • กติกาสำคัญคือ กรอกเฉพาะช่องที่กำหนด สะกดชื่อผู้ขายให้ตรงกัน และบันทึกวันจ่ายทุกครั้ง

Cost Log แก้ปัญหาอะไร

หลายโครงการมีข้อมูลต้นทุนหลายชุด ทั้งไฟล์ของฝ่ายโครงการ ไฟล์จ่ายเงิน และระบบบัญชี เมื่อปิดเดือนจึงกระทบยอดไม่ตรงกัน Cost Log รวมข้อมูลที่จำเป็นไว้ในจุดเดียว 1 แถวเท่ากับ 1 ใบแจ้งหนี้หรือ 1 การจ่าย และจากแถวนั้นระบบสร้างข้อมูลต่อได้

โครงสร้างของเครื่องมือ

ชีตหน้าที่ผู้ใช้หลักความถี่
Setupข้อมูลโครงการ งบรวม วงเงินกู้ วันสำคัญCFO, MDครั้งเดียว
Listsหมวดต้นทุน WBS ผู้ขาย และอัตราเริ่มต้นผู้ดูแลเมื่อมีรายการใหม่
Cost LogแบบบันทึกหลักAP, นักบัญชีทุกวัน
JE Helperแปลงแต่ละแถวเป็นรายการบัญชีนักบัญชีทุกวัน
Budget vs ActualเทียบงบกับจริงตามหมวดPM, Financeรายเดือน
Tax TrackerWHT และ VAT ตามเดือนที่จ่ายภาษี, APรายเดือน
Retention Ledgerเงินประกันรายผู้รับเหมาAP, PMรายเดือน
Dashboardตัวเลขสรุปสำหรับผู้บริหารMD, CFOรายสัปดาห์
Checklistการปิดเดือนและ Audit TrailCFO, Finance Managerรายเดือน

ข้อมูลตั้งต้น

กรอกชื่อและรหัสโครงการ นิติบุคคลผู้พัฒนา ประเภทโครงการ จำนวนยูนิต NSA งบรวม วงเงินกู้ และสถานะ VAT เพียงครั้งเดียว วันสำคัญที่ต้องระบุคือวันซื้อที่ดิน วันเริ่ม Pre-construction วันเริ่มก่อสร้างจริง วัน TOP ที่คาดไว้ วันโอนแรก และวันปิดโครงการ ช่วงตั้งแต่เริ่มก่อสร้างถึง TOP เป็นตัวกำหนดว่าดอกเบี้ยใดเข้าเงื่อนไข Capitalize ตาม TAS 23

หมวดต้นทุน 9 กลุ่ม

หมวดตัวอย่างรายการการบันทึกเริ่มต้น
A ที่ดินราคาที่ดิน ค่าโอน DD สำรวจ นายหน้าซื้อที่ดินCAP
B Hard CostBOQ สถาปัตย์ MEP ลิฟต์ Infrastructure วัสดุซื้อเองCAP ยกเว้น Abnormal Waste
C Soft Costออกแบบ วิศวกร PM QS EIA ใบอนุญาต ประกันภัย FF&E ส่วนกลางCAP ยกเว้น Sales Gallery เป็น CAP-PPE
D การขายการตลาด ดิจิทัล ค่านายหน้า Event ก่อสร้าง Sales GalleryEXP, OPT หรือ CAP-PPE
E การเงินIDC ดอกเบี้ยหลัง TOP ค่าธรรมเนียมเงินกู้ จำนอง เงินกู้ผู้ถือหุ้นCAP หรือ EXP ตามเงื่อนไข
F Overheadสำนักงานสนาม ทีมโครงการ รปภ. เครื่องมือ HO AllocationCAP ยกเว้น HO
G ค่าขายค่าโอน SBT อากร ภาษีที่ดินช่วงขายEXP
H สำรองContingency Warranty กองทุนส่วนกลางBUDGET, PROV หรือ LIAB
I หลังปิดโครงการซ่อมใน DLP จัดตั้งนิติบุคคลEXP
Treatmentความหมายปลายทาง
CAPCapitalize เป็น Inventoryงานระหว่างพัฒนา
CAP-PPECapitalize เป็นสินทรัพย์ถาวรPP&E
EXPค่าใช้จ่ายงวดP&L
OPTต้นทุนหาสัญญาที่อาจเข้าเงื่อนไขContract Asset หรือ P&L
PROVประมาณการหนี้สินWarranty Provision
LIABหนี้สินเงินกองทุนส่วนกลาง
BUDGETงบสำรองไม่บันทึกบัญชี

ลำดับการบันทึกหนึ่งแถว

  1. กรอกวันบันทึก ระบบสร้างเลขที่เอกสารอัตโนมัติ
  2. กรอกผู้ขาย รายละเอียด เลขที่เอกสาร ชื่อผู้ขายต้องตรงกับทะเบียน
  3. เลือกหมวดต้นทุน ระบบเติม Treatment รหัสบัญชี และอัตราเริ่มต้น
  4. กรอก WBS และยอดก่อน VAT
  5. ตรวจ VAT WHT Retention และยอดจ่าย ปรับเฉพาะกรณีที่ข้อเท็จจริงต่างจากค่าเริ่มต้น
  6. กรอกวันจ่าย วิธีจ่าย ผู้อนุมัติ สถานะ วันจ่ายใช้กำหนดเดือนภาษี
  7. ลงระบบบัญชี แล้วเปลี่ยนสถานะเป็น Posted เพื่อให้ตรวจรายการค้างได้

ฟิลด์ที่ต้องมี

กลุ่มฟิลด์เหตุผล
เอกสารเลขที่ วันที่บันทึก วันที่เอกสาร ประเภท เลขใบแจ้งหนี้ตรวจซ้ำและสืบย้อนได้
ผู้ขายชื่อ เลขผู้เสียภาษี ประเภทประเภทผู้ขายมีผลต่ออัตรา WHT
การจัดหมวดหมวด Treatment รหัสบัญชี WBSกำหนดรายงานทั้งหมด
จำนวนเงินยอดก่อน VAT, VAT, Invoice Total, FXแยกต้นทุนและภาษี
หักจ่ายWHT, Retention, Net Cash Payableตรงกับเงินที่จ่ายจริง
การจ่ายวันจ่าย วิธี บัญชี ผู้อนุมัติ สถานะ เอกสารใช้ทำภาษีและตรวจควบคุม

ตัวอย่างการคำนวณ

ตัวอย่าง 1: งวดงานก่อสร้าง Retention 5%

รายการบาท
มูลค่างานรับรองก่อน VAT50,000,000
หัก Retention 5%(2,500,000)
ยอดจ่ายก่อน VAT47,500,000
VAT 7% ของยอดจ่าย3,325,000
หัก WHT 3% ของยอดจ่าย(1,425,000)
เงินสดจ่ายสุทธิ49,400,000
รายการบัญชีเดบิตเครดิต
Inventory งานระหว่างพัฒนา50,000,000
ภาษีซื้อ กรณีขอเครดิตได้3,325,000
เจ้าหนี้หรือธนาคาร49,400,000
WHT ค้างจ่าย1,425,000
เจ้าหนี้เงินประกันผลงาน2,500,000
รวม53,325,00053,325,000

กรณีผู้พัฒนาขอเครดิต VAT ไม่ได้ ให้บันทึก Inventory รวม VAT เป็น 53,325,000 บาท ถ้าสัญญาให้ออกใบกำกับเต็มงวด ความรับผิด VAT เกิดทันทีเมื่อออกเอกสาร จึงควรตกลงวิธีออกใบกำกับก่อนเริ่มงวดแรก

กรณีหมวดการคำนวณการบันทึก
ซื้อที่ดินจากบุคคลธรรมดา 100,000,000 บาทA.1ไม่มี VAT WHT Retention จ่ายสุทธิ 100,000,000 บาทInventory ที่ดิน
โฆษณาดิจิทัล 500,000 บาทD.2VAT 35,000 WHT 2% 10,000 จ่ายสุทธิ 525,000 บาทค่าใช้จ่ายขาย
ดอกเบี้ยระหว่างก่อสร้างE.1ตามตารางเงินกู้Inventory จนถึงวันแล้วเสร็จ
ดอกเบี้ยหลัง TOPE.2ตามตารางเงินกู้ต้นทุนทางการเงิน

การจ่ายให้ผู้ให้บริการต่างประเทศมีประเด็น WHT และ VAT แยกจากผู้ให้บริการในประเทศ ควรให้ฝ่ายภาษีตรวจแต่ละกรณี การแก้ค่าในช่องอัตราทำให้สูตรในแถวนั้นหาย จึงควรระบุเหตุผลในแถวบันทึก

รายงานรายเดือน

Budget vs Actual และ EAC

ตัวเลขที่มาการใช้
Budgetงบที่อนุมัติฐานเทียบ
ActualCost Logต้นทุนจริงสะสม
EACทบทวนรายเดือนคาดการณ์ต้นทุนเมื่อจบงาน
VarianceBudget ลบ EACผลต่างที่คาด ไม่ใช่ผลต่างถึงวันนี้
Statusตามเกณฑ์ภายในตัวอย่าง: ต่ำกว่า −5% = OVER, −2% ถึง −5% = WATCH

การดู Actual อย่างเดียวบอกได้เพียงว่าใช้เงินไปแล้วเท่าไร ไม่บอกว่าโครงการจะจบที่ตัวเลขใด จึงควรปรับ EAC ทุกเดือนแม้ยังไม่มีการจ่ายเงิน

Tax Tracker

สรุป WHT แยกตาม ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 และสรุปภาษีซื้อสำหรับการจัดทำ ภ.พ.30 ตามเดือนที่จ่ายจริง ควรกรอกวันจ่ายทุกครั้ง มิฉะนั้นรายการจะไม่ถูกรวม ผู้พัฒนาที่ไม่อยู่ในระบบ VAT ให้ใช้เป็นข้อมูลต้นทุน ไม่ใช่ข้อมูลขอเครดิต กำหนดยื่นทางกระดาษคือวันที่ 7 สำหรับ WHT และวันที่ 15 สำหรับ ภ.พ.30 ส่วนกำหนดยื่นออนไลน์ให้ตรวจประกาศกรมสรรพากรที่ใช้อยู่

Retention Ledger

รวมเงินประกันที่หักไว้รายผู้รับเหมา ยอดคืนแล้ว ยอดคงเหลือ และอายุรายการ ควรปรับยอดกับเจ้าหนี้เงินประกันใน GL ทุกเดือน การคืนเงินประกันเป็นการล้างหนี้สิน ไม่ได้เพิ่ม Inventory อีกครั้ง

Executive Dashboard

  • งบรวม ใช้จริงสะสม % ของงบ และคงเหลือ
  • ยอด Capitalized ค่าใช้จ่าย P&L WHT และ Retention Held
  • ภาษีซื้อ จำนวนรายการ รายการยังไม่ลงบัญชี และเงินสดจ่ายสุทธิ
  • ผู้ขายรายใหญ่และสรุปรายหมวด

ปิดเดือน

  • กระทบใบแจ้งหนี้กับ Payment Certificate
  • บันทึก IDC ตามตาราง และตรวจวันหยุด Capitalize
  • กระทบการเคลื่อนไหว Inventory กับ Cost Log
  • ตรวจว่าไม่มีต้นทุนขายหรือ Overhead เข้าสู่ Inventory
  • กระทบ Retention กับเจ้าหนี้เงินประกัน
  • ยื่นแบบภาษี และเก็บหลักฐานการยื่น
  • ทดสอบ NRV อย่างน้อยรายไตรมาส
  • ทบทวน EAC และอธิบายผลต่าง
  • ล้างรายการ Draft และสำรองไฟล์รายเดือน
  • สิ้นปีทบทวน Warranty, Deferred Tax และการปันส่วนต้นทุน

วินัยข้อมูลและการแก้ปัญหา

  • หนึ่งใบแจ้งหนี้มีหลายหมวด ให้แยกแถวตามสัดส่วน
  • สะกดชื่อผู้ขายให้เหมือนทะเบียนทุกครั้ง
  • ห้ามลบหรือแทรกคอลัมน์ของแบบบันทึก เพื่อไม่ให้รายงานเสีย
  • ใช้สถานะ Draft, Approved, Paid และ Posted ให้เห็นความคืบหน้า
อาการสาเหตุที่ควรตรวจ
เลขที่เอกสารไม่ขึ้นยังไม่กรอกวันบันทึก
Treatment หรือรหัสบัญชีว่างไม่ได้เลือกหมวดจากรายการ
VAT หรือ WHT ไม่คำนวณยอดก่อน VAT ยังเป็นศูนย์
Retention ไม่ตรงชื่อผู้รับเหมาไม่ตรงทะเบียน
Dashboard มีรายการค้างมากยังไม่ได้ลงระบบบัญชี