สรุปสั้น
- เวลาปิดงบเป็นเวลาที่ผู้บริหารมองไม่เห็นปัญหา เป้าหมายคือลดการรอคอย โดยคุณภาพไม่ลด
- หาเส้นทางวิกฤตของงานปิดบัญชีก่อน เพราะการเร่งงานที่ไม่อยู่บนเส้นนั้นไม่ทำให้เสร็จเร็วขึ้น
- ย้ายงานไปก่อนวันสิ้นเดือน ใช้ Materiality ในการประมาณ และกำหนดเจ้าของงานพร้อมกำหนดเวลา
บริษัทที่ปิดงบเดือนมิถุนายนเสร็จกลางเดือนสิงหาคม กำลังบริหารด้วยข้อมูลที่เก่ากว่าหกสัปดาห์ เหมือนหมอที่ส่งผลตรวจเลือดให้คนไข้เมื่ออาการเปลี่ยนไปแล้ว ตัวเลขอาจถูกต้องทุกบาท แต่ช้าเกินกว่าจะช่วยตัดสินใจ เมื่อ Margin รั่วหรือลูกหนี้เริ่มยืด เจ้าของจะรู้ตอนที่รั่วไปแล้วสองรอบ
จำนวนวันปิดงบที่เหมาะสมขึ้นกับความซับซ้อนของธุรกิจ จำนวนบริษัทในกลุ่ม และระบบที่ใช้ ธุรกิจอาจไม่จำเป็นต้องไล่ตามตัวเลข 3-5 วันของบริษัทขนาดใหญ่ เป้าหมายที่สมเหตุสมผลกว่าคือลดลงทุกไตรมาส จนผู้บริหารได้ตัวเลขทันการประชุมเดือนถัดไป และไม่ต้องมีรายการปรับย้อนกลับเยอะ
ทำไมการปิดงบถึงช้า
| สาเหตุ | อาการ | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| เอกสารเข้าช้า | รอใบแจ้งหนี้และใบเบิกจากหน้างาน | กำหนด Cut-off ประกาศล่วงหน้า และตั้ง Accrual จาก PO |
| งานเรียงต่อกันทั้งหมด | คนหนึ่งรอคนหนึ่ง | แยกงานที่ทำขนานกันได้ |
| กระทบยอดสิ้นเดือนทีเดียว | เจอผลต่างเก่าสะสม | กระทบยอดธนาคารรายสัปดาห์หรือรายวัน |
| Intercompany ไม่ตรงกัน | ต้องตามแก้ทุกเดือน | ตัดยอดก่อนปิดและใช้ฝ่ายเดียวเป็นผู้บันทึกตั้งต้น |
| ไล่แก้ตัวเล็กตัวน้อย | เสียวันเพื่อผลต่างไม่กี่พันบาท | กำหนด Materiality ของการปิดรายเดือน |
ตัวอย่าง: หาเส้นทางวิกฤต
ตัวอย่างสมมติ นับจำนวนวันทำการจากงานและลำดับที่ต้องรอกัน โดยรายงานปัจจุบันออกวันที่ 20 ของเดือนถัดไป
| งาน | ต้องรอ | ก่อนปรับ (วัน) | เสร็จวันที่ | หลังปรับ (วัน) | เสร็จวันที่ |
|---|---|---|---|---|---|
| Accrual และเจ้าหนี้ | - | 3 | 3 | 1 | 1 |
| สินค้าและต้นทุนขาย | เจ้าหนี้ | 3 | 6 | 2 | 3 |
| Revenue และ Cut-off | - | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Intercompany | Revenue, เจ้าหนี้ | 1 | 4 | 1 | 3 |
| ตรวจสอบบัญชีแยกประเภท | งานทั้งหมด | 2 | 8 | 2 | 5 |
| จัดทำรายงาน | ตรวจสอบ | 1 | 9 | 1 | 6 |
งานจริงใช้เพียง 9 วัน แต่รายงานออกวันที่ 20 ส่วนที่เหลือเป็นการรอเอกสารและรอคน ถ้าปิดได้ในวันที่ 6 Margin ที่รั่วเดือนละ 0.6 ล้านบาท (1.5% ของรายได้ 40 ล้านบาท) หรือประมาณ 20,000 บาทต่อวัน จะถูกเห็นเร็วขึ้น 14 วัน เทียบเท่าเงิน 0.28 ล้านบาทต่อการรั่วหนึ่งรอบ นับแบบง่ายด้วยเดือน 30 วัน
ปฏิทินปิดงบ
- ก่อนสิ้นเดือน 3-5 วัน: แจ้ง Cut-off เคลียร์เบิกค้าง ยืนยันยอด Intercompany
- วันสิ้นเดือน: ปิดรับเอกสาร และบันทึกการตรวจนับหรือรับสินค้า
- วันที่ 1-2: กระทบยอดธนาคาร บันทึก Accrual เงินเดือน และรายได้
- วันที่ 3-4: ต้นทุนสินค้า ค่าเสื่อม และ Intercompany
- วันที่ 5: Controller ตรวจการวิเคราะห์ผลต่าง
- วันที่ 6: ส่งรายงานให้ผู้บริหาร พร้อมบันทึกปัญหาที่ต้องแก้รอบหน้า
เร่งแต่ต้องไม่ตัดการควบคุม การใช้ประมาณการรายเดือนทำได้เมื่อมีเกณฑ์และทบทวนผลต่างกับยอดจริงในเดือนถัดไป Flash Report ก็ใช้แทนงบเต็มไม่ได้ ต้องบอกชัดว่าตัวเลขใดเป็นประมาณการ ส่วนการปิดงบสิ้นปีและงานภาษีต้องทำตามมาตรฐานและกำหนดเวลาของกฎหมาย
วัดผลอย่างไร
- จำนวนวันจากสิ้นเดือนถึงส่งรายงาน
- จำนวนและยอดรายการปรับหลังปิดงบ
- จำนวนงานที่เสร็จไม่ตรงปฏิทิน แยกตามสาเหตุ
- ยอดกระทบไม่ได้และอายุของรายการค้าง
จุดที่มักเข้าใจผิด
ความเร็วไม่ได้มาจากการซื้อระบบใหม่เสมอไป ถ้ากระบวนการยังรอเอกสารจากหน้างาน ERP ใหม่จะบันทึกความล่าช้านั้นได้เร็วขึ้นเท่านั้น ควรแก้ลำดับงาน ข้อมูลตั้งต้น และความรับผิดชอบก่อน แล้วจึงดูว่างานใดควรทำให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การดึง Statement การจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO หรือการทำรายการ Accrual ซ้ำทุกเดือน
ปัญหาอีกข้อคือการปิดงบเร็วโดยเลื่อนงานยากไปเดือนหน้า เช่น ไม่กระทบ Intercompany ไม่ตรวจอายุสินค้า หรือเก็บผลต่างไว้ในบัญชีพัก ตัวเลขจะออกเร็วแต่ความน่าเชื่อถือจะลดลง และมักเห็นเป็นการปรับก้อนใหญ่ตอนสิ้นปี ดังนั้นตัววัดความเร็วต้องดูคู่กับยอดรายการปรับหลังปิดและอายุของยอดกระทบไม่ได้เสมอ
การปิดงบเป็นงานร่วมของทั้งบริษัท ฝ่ายขายต้องส่งข้อมูลส่งมอบ ฝ่ายคลังต้องปิดการรับและเบิก ฝ่ายโครงการต้องส่งใบรับงาน และผู้บริหารต้องตรวจตามเวลา ถ้าฝ่ายบัญชีเป็นผู้ไล่ตามคนเดียว จะเกิดความล่าช้าซ้ำทุกเดือน การประชุมสั้นหลังปิดงบ สิบห้านาที เพื่อดูว่างานใดติดและแก้อะไรในรอบหน้า จะช่วยให้ปฏิทินดีขึ้นทีละเดือน และเจ้าของควรถามผลของการปรับปรุง ไม่ได้ถามเฉพาะตัวเลขกำไร
สิ่งที่ควรทำต่อ
- จดเวลาปิดงบรอบถัดไปทีละงาน แยกเวลาทำจริงกับเวลารอ
- วาดลำดับงานและหาเส้นทางวิกฤต
- ประกาศ Cut-off และปฏิทินให้ฝ่ายนอกบัญชีรับรู้
- ย้ายงานที่ย้ายได้ไปก่อนสิ้นเดือน
- กำหนด Materiality ของการปิดรายเดือนกับผู้บริหาร
- ตั้งเป้าลดจำนวนวันทีละขั้น โดยติดตามรายการปรับหลังปิดงบควบคู่กัน