กรอบนโยบายบริหารเงินสำหรับโรงแรม

ใช้เป็นโครงสำหรับร่างนโยบาย ให้เติมชื่อกิจการของท่าน และตรวจกับกฎหมาย สัญญาเงินกู้ และสัญญา HMA/Franchise ก่อนใช้จริง

1. วัตถุประสงค์

• ดำรงสภาพคล่องตลอดปี รวม Low Season และเหตุการณ์ผิดปกติ
• คุ้มครองเงินมัดจำห้องพัก MICE/Wedding และ Service Charge ของพนักงาน
• บริหาร Counterparty Risk ดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน และ OTA Concentration Risk
• สร้างการควบคุมภายในสำหรับธุรกรรมจำนวนมากและหลายจุดรับเงิน
• บริหาร FF&E Reserve ตามสัญญาหรือมาตรฐานของเจ้าของ
• ปฏิบัติตาม Covenants, HMA/Franchise, พ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ. 2547 ค่าธรรมเนียมบำรุงท้องถิ่นจากผู้เข้าพัก (ถ้ามี) และเงื่อนไข BOI ถ้ามี
• สนับสนุนการตัดสินใจด้วย KPI และกระแสเงินสดที่ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา

2. ขอบเขต

บังคับใช้กับบริษัท บริษัทย่อย SPV ที่ถือหรือบริหารโรงแรม และกิจการร่วมค้าที่บริษัทควบคุม ครอบคลุมกรรมการ ผู้บริหาร พนักงาน และที่ปรึกษาที่เกี่ยวกับการรับจ่ายเงิน รวมทั้ง Front Office, Cashier, Night Auditor และ Income Auditor

• เงินสดและรายการเทียบเท่าระดับ Corporate และ Property
• บัญชีโรงแรม บัญชี Operator, FF&E Reserve และ Service Charge
• เงินกู้โครงการ วงเงินหมุนเวียน และเงื่อนไขการเบิก
• การรับเงินจาก Front Desk, F&B, Spa, OTA, GDS, Travel Agent, Corporate, MICE และ Gift Voucher
• Guest Deposit, MICE Deposit และการรับรู้รายได้ตาม TFRS 15
• Service Charge, ความเสี่ยงอัตราแลกเปลี่ยน และการลงทุนเงินสดส่วนเกิน

3. คำนิยามหลัก

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

5. เงินสดและสภาพคล่อง

5.1 เงินสดขั้นต่ำ

• Corporate: ไม่น้อยกว่า 3 เดือนของ Corporate Overhead
• Property: เทียบเท่า 2 เดือนของ OpEx เฉลี่ย 12 เดือนย้อนหลัง
• Undrawn Facility: อย่างน้อย 1.5 เดือนของ OpEx รวม
• เมื่อต่ำกว่าเกณฑ์ รายงาน CFO ภายใน 1 วันทำการ และเสนอแผนใน 5 วันทำการ

5.2 ประมาณการกระแสเงินสด

• Corporate 13-week rolling ทุกสัปดาห์ และ Property 12-month rolling ทุกเดือน
• รวม Booking Pace, On-the-Books, Pickup, Channel และรายจ่ายครบถ้วน
• ทำ Base, Best และ Worst Case โดย Worst Case ขั้นต่ำให้ Occupancy ลด 20 จุด และ ADR ลด 10%
• ทดสอบ Pandemic-Like ที่ Occupancy ต่ำกว่า 20% นาน 6 เดือน อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
• หาก Worst Case ติดลบใน 6 เดือน รายงานทันที และเสนอแผนภายใน 7 วันทำการ

5.3 โครงสร้างบัญชี

5.4 การโอนและ Sweep

• ห้าม Sweep Service Charge และ FF&E Reserve
• Guest Deposit โอนได้เมื่อให้บริการแล้วและมีหลักฐาน
• ส่วนเกินของ Hotel Operating ไป Money Market Fund, DSRA หรือ Cash Pool ตามอนุมัติ
• Cash Pool และ Intercompany ต้องมีสัญญา ดอกเบี้ย Arm's Length และอนุมัติตามตาราง
• ทุกการโอนต้องมีเอกสารและบันทึกในวันเดียวกัน

5.5 เงินสดย่อยและ Cash Float

• วงเงินเงินสดย่อยตัวอย่าง: Corporate และ Back Office ไม่เกิน 50,000 บาทต่อจุด
• Cash Float ไม่เกิน 30,000 บาทต่อจุด และเบิกครั้งละไม่เกิน 5,000 บาท
• ห้ามแบ่งรายการเลี่ยงเกณฑ์
• Surprise Count อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้งต่อจุด และไตรมาสละครั้งโดย Internal Audit

5.6 FX และดอกเบี้ย

• ไม่ทำอนุพันธ์เพื่อเก็งกำไร
• บริหาร Booking สกุลต่างประเทศ Royalty/Marketing Fee การสั่งซื้อ FF&E และเงินกู้สกุลต่างประเทศ
• Hedge ภาระจ่ายภายใน 12 เดือนไม่น้อยกว่า 70% เมื่อสุทธิเกิน 5 ล้านบาทเทียบเท่า
• ห้าม Leverage และ Exotic Options
• รายงาน FX Exposure รายเดือน
• หนี้ระยะยาวเกิน 3 ปี รักษาดอกเบี้ยคงที่อย่างน้อย 50% และ Swap ต้องมี Underlying Debt

5.7 การลงทุนระยะสั้น

• อนุญาตเงินฝากอายุไม่เกิน 12 เดือน พันธบัตรรัฐบาลและ ธปท. อายุคงเหลือไม่เกิน 12 เดือน กองทุนตลาดเงิน AAA(mf) หรือเทียบเท่า และตั๋วของธนาคารที่อนุมัติอายุไม่เกิน 6 เดือน
• ห้ามหุ้นสามัญ หุ้นกู้เอกชนต่ำกว่า A- อนุพันธ์เก็งกำไร สินทรัพย์ดิจิทัล และตราสารต่างประเทศที่ไม่มี Hedge
• ผู้ออกรายเดียวไม่เกิน 25% ยกเว้นพันธบัตรรัฐบาล
• FF&E, Service Charge และ Guest Deposit ห้ามลงทุนในตราสารอายุเกิน 3 เดือน

6. ธนาคาร เงินกู้ และ FF&E

6.1 Approved Bank List

• เป็นธนาคารพาณิชย์ไทยหรือสาขาธนาคารต่างประเทศที่ได้รับอนุญาตจาก ธปท.
• Credit Rating ขั้นต่ำ A- หรือเทียบเท่า
• เป็นสมาชิกสถาบันคุ้มครองเงินฝากตามประเภทที่เกี่ยวข้อง
• รองรับ Card Acquiring และ PCI DSS
• มีประสบการณ์สินเชื่อโรงแรม
• ใช้อย่างน้อย 2 ธนาคาร และไม่ฝากธนาคารใดเกิน 50%

6.2 นโยบายการกู้ยืม

ประเภทหนี้ที่อนุญาต ได้แก่ Hotel Mortgage/Term Loan, Working Capital Facility, Trade Finance และ Bank Guarantee ห้ามกู้จากแหล่งนอกระบบ การกู้จากกรรมการหรือผู้ถือหุ้นต้องได้รับอนุมัติ มีสัญญา และดอกเบี้ย Arm's Length

6.3 Covenant Monitoring

• รายงาน Covenant ทุกไตรมาส
• Headroom เหลือไม่เกิน 10% ต้องแจ้ง CFO ภายใน 1 วันทำการ
• เมื่อละเมิด CFO ต้องแจ้งธนาคารตามสัญญา และเสนอแผนต่อคณะกรรมการภายใน 7 วันทำการ

6.4 LG และ LC

ออกตามอำนาจอนุมัติ ค้ำประกันเฉพาะบริษัทในเครือที่มีสัญญาและค่าธรรมเนียม Arm's Length และจัดทำ Guarantee Register รายไตรมาส

6.5 Refinance

เปรียบเทียบ Prepayment Fee ดอกเบี้ยที่ประหยัด และสภาพคล่อง การ Refinance เกินวงเงินเดิมต้องอนุมัติโดยคณะกรรมการ และทบทวน Cost of Debt ทุก 6 เดือน

6.6 Card Acquiring

• เลือก Acquirer จาก Approved Bank List
• ระบบ POS/PMS สอดคล้อง PCI DSS
• กระทบยอด Settlement ทุกวัน
• Chargeback เกิน 50,000 บาท รายงาน CFO ภายใน 3 วันทำการ

6.7 FF&E Reserve

อัตราตาม HMA หรือมาตรฐานของเจ้าของ ตัวอย่างโรงแรมบริหารเอง: ปี 1–2 1–2%, ปีที่ 3 เป็นต้นไป 3–4% และ Resort/Luxury 4–5% ของ Total Revenue โอนทุกเดือนภายใน 15 วันหลังสิ้นเดือน ห้ามใช้จ่ายเงินเดือน ดอกเบี้ย เงินต้น Owner's Distribution หรือ Operator Fee และเติมให้ครบภายใน 30 วันเมื่อต่ำกว่าเกณฑ์

7. รายได้รายวันและการรับชำระเงิน

7.1 Cashiering

• บันทึกใน PMS/POS ทันทีและออกใบเสร็จทุกครั้ง
• Login ด้วย User ส่วนตัวเท่านั้น
• Void/Adjustment ต้องได้รับอนุมัติจากผู้ไม่ใช่ Cashier
• Discount เกิน 30% อนุมัติโดย DOF/GM และ Comp Room อนุมัติโดย GM พร้อม Log

7.2 ปิดกะและนำส่ง

• นับเงิน เทียบระบบ ปิดกะ และ Drop ก่อนสิ้นกะ
• เปิด Drop Box ต่อหน้าพยาน
• ผลต่างเกิน 500 บาทต่อกะต้องสอบสวน เกิดซ้ำ 3 ครั้งเข้าสู่กระบวนการวินัย
• นำฝากธนาคารทุกวันทำการ

7.3 Night Audit และ 7.4 Income Audit

• ปิดยอดและส่ง Daily Revenue Report ก่อน 9:00 น.
• Night Auditor และ Income Auditor ต้องแยกคนกัน
• Income Auditor สอบทานเอกสารต้นทาง Rate Override, Comp/HU, Void, Adjustment, Discount และ Refund

7.5 Channel Mix

OTA รายเดียวไม่ควรเกิน 35% ของรายได้ห้องพักรวม หากเกินติดต่อกัน 3 เดือนต้องเสนอแผนกระจายช่องทาง และต้องสอบทาน commission รายเดือนพร้อมโต้แย้งภายใน 60 วัน

7.6 City Ledger

• เปิดเครดิตผ่าน Credit Application และตรวจ Credit Worthiness
• Credit Term ทั่วไปไม่เกิน 30 วัน ลูกค้าใหม่ไม่เกิน 100,000 บาทใน 6 เดือนแรก
• สอบทาน AR Aging ทุกสัปดาห์
• ค้างเกิน 60 วันระงับเครดิต ค้างเกิน 90 วันพิจารณาสำรองตามมาตรฐานบัญชี

8. Service Charge เงินมัดจำ และเงินที่ถือแทนผู้อื่น

8.1 Service Charge

• กำหนดอัตราและการแบ่งตามนโยบายและข้อตกลงกับพนักงาน
• แยกบัญชี ห้ามใช้เรื่องอื่น
• เปิดเผยรายงานทุกเดือน และเก็บเอกสารอย่างน้อย 5 ปี
• Internal Audit สอบทานอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง

8.2 Guest Advance Deposit

• บันทึกเป็นหนี้สินจนกว่าจะให้บริการ
• กระทบยอด PMS กับ GL ทุกสิ้นเดือน
• คืนเงินตามเงื่อนไขการจอง อนุมัติตามตารางอำนาจเดียวกันในข้อ 10

8.3 MICE และ Wedding Deposit

ตัวอย่างเงื่อนไข: มัดจำยืนยัน 30% รวมเป็น 70–80% ก่อนวันงาน 30 วัน และส่วนที่เหลือชำระภายใน 7–14 วันหลังงาน บันทึกเป็น Customer Deposit จนกว่าจะถึงวันจัดงาน

8.4 เงินที่ถือไว้แทนผู้อื่น

• Tips เป็นของพนักงานตามเจตนาของแขกและข้อตกลง
• Pass-through Charge ไม่นำเข้ารายได้ของบริษัท
• Voucher และ Gift Card ขายล่วงหน้าเป็น Deferred Revenue พร้อมนโยบาย Breakage ที่สอบทานได้

9. HMA, Franchise และ Owner Distribution

9.2 ค่าธรรมเนียม

โดยทั่วไปประกอบด้วย Base Fee, Incentive Fee, Marketing & Brand Fee, Reservation/Loyalty Fee และ Centralized Service Fee CFO ต้องสอบทานสูตรทุกเดือน และโต้แย้งรายการคลาดเคลื่อนภายในกำหนดของสัญญา ค่าธรรมเนียมที่จ่ายต่างประเทศต้องพิจารณา WHT และอนุสัญญาภาษีซ้อนตามข้อเท็จจริง

9.3 Owner's Distribution

Waterfall ตัวอย่าง ควรยึดลำดับตามสัญญาจริง

1. Operating Expenses
2. Base Management Fee
3. Marketing, Reservation และ Centralized Service Fee
4. ภาษีทรัพย์สิน ค่าธรรมเนียมท้องถิ่น ค่าประกัน และ Working Capital
5. FF&E Reserve
6. Debt Service หากอยู่ในสัญญา
7. Incentive Management Fee
8. Owner's Distribution

ต้องสอบทานทุกเดือน และทักท้วงเมื่อ Operator ค้างนำส่งหรือเบิกเกินสิทธิ

9.4 Operator Account

• เจ้าของยังคงสิทธิตรวจสอบและกลไกควบคุมตามสัญญา
• รายการเกินวงเงินต้องมีตัวแทนเจ้าของร่วมลงนาม
• Bank Statement, Reconciliation และรายงาน USALI ส่งภายในกำหนด
• ตรวจบัญชี Operator อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

9.5 งบประมาณ และ 9.6 การเปลี่ยน Operator

Operator เสนอ Annual Plan และ CAPEX Plan ตามกำหนด เจ้าของมีสิทธิทักท้วงตามสัญญา การยุติ HMA ต้องอนุมัติโดยคณะกรรมการ และต้องเตรียมสภาพคล่อง 6 เดือนก่อนและหลังการเปลี่ยนผ่าน

10. การควบคุมภายในและอำนาจอนุมัติ

10.1 Segregation of Duties

แยกผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และผู้บันทึกบัญชี Cashier ต้องไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชีหรือผู้กระทบยอด Night Auditor และ Income Auditor ต้องแยกคนกัน และผู้กระทบยอดต้องไม่มีอำนาจจ่ายเงิน

10.2 ตารางอำนาจอนุมัติการจ่ายเงินตัวอย่าง

สำหรับโรงแรมขนาดกลางถึงใหญ่ ปรับตามขนาดและมติคณะกรรมการ

10.3 อำนาจเฉพาะเรื่อง

10.4 Dual Signatory

• รายการตั้งแต่ 300,000 บาทต้องมีผู้ลงนามร่วม 2 คน
• e-Banking ใช้ Maker-Checker
• ห้ามครอบครองรหัสหรือ Token ของผู้อื่น

10.5 Reporting Cadence

10.6–10.8 IT, Fraud และ BCP

• สิทธิผู้ใช้ตามหน้าที่ สอบทานทุก 6 เดือน และยกเลิกภายใน 1 วันทำการเมื่อพ้นหน้าที่
• 2FA ทุกบัญชี e-Banking และสำรองข้อมูลทุกวัน
• เปลี่ยนเลขบัญชีซัพพลายเออร์ต้องโทรยืนยันผ่านเบอร์ที่ลงทะเบียน และอนุมัติโดย CFO
• บัญชีใหม่ตั้งแต่ 200,000 บาทต้องโทรยืนยันก่อนโอน
• อบรมเรื่อง Skimming, Phishing และ Card-not-Present Fraud อย่างน้อยปีละครั้ง
• เหตุสงสัยทุจริตรายงาน CFO และ Internal Audit ภายใน 24 ชั่วโมง
• e-Banking ใช้ไม่ได้เกิน 4 ชั่วโมงให้ใช้บัญชีสำรอง และมีขั้นตอน Manual Backup, Backup Signatory และทดสอบ BCP ปีละครั้ง

11. การปฏิบัติตามและบทลงโทษ

ต้องปฏิบัติตามนโยบายอย่างเคร่งครัด รายงานเหตุสงสัยผ่านช่องทางแจ้งเบาะแส บทลงโทษครอบคลุมตั้งแต่ตักเตือนถึงเลิกจ้างและดำเนินคดีตามกฎหมาย คุ้มครองผู้แจ้งโดยสุจริต และหากเข้าข่ายกฎหมายฟอกเงินให้รายงานตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด

12. การทบทวนนโยบาย

ทบทวนอย่างน้อยปีละครั้งและเมื่อเปลี่ยนแบรนด์ เปิดโรงแรมใหม่ เปลี่ยนระบบ หรือกฎหมาย การแก้ไขต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการ สื่อสารภายใน 14 วัน และเก็บ Version History อย่างน้อย 10 ปี

ภาคผนวก ก: 13-Week Hotel Cash Flow

ภาคผนวก ข: Hotel Bank Reconciliation Checklist

• ดึง Statement ทุกบัญชี ณ สิ้นเดือน
• ตรวจยอดกับ Daily Income Journal
• ระบุ Pending Credit Card Settlement และเทียบ Acquirer Statement
• ระบุ OTA Settlement คงค้างแยกแพลตฟอร์ม
• ระบุ Outstanding Cheques
• ระบุ Banquet/MICE Deposit ที่ยังไม่ได้บันทึก Deferred Revenue
• ระบุ MDR ดอกเบี้ย และค่าธรรมเนียมธนาคาร
• ตรวจ Forex Conversion Difference
• ปรับปรุงบัญชีให้ตรง Statement
• จัดทำรายงานพร้อมเอกสารประกอบ
• ผู้จัดทำและผู้สอบทานลงนาม
• เก็บเอกสารอย่างน้อย 5 ปี

ภาคผนวก ค: ตารางอำนาจอนุมัติแบบละเอียด (ตัวอย่าง)

ภาคผนวก ง: KPI และ Early Warning

รายงานใน Dashboard รายเดือน และรายงานเร่งด่วนต่อ CFO ภายใน 1 วันทำการเมื่อเข้าเขต Amber หรือ Red