จิรยุทธชัย ไตรแสงเสถียรStrategic Finance for Property Development

รายการกับกิจการที่เกี่ยวข้องและเงินรั่วไหล

จุดตรวจบัญชีกรรมการ รายการระหว่างกัน ภาษี และการควบคุมเมื่อจ้าง Outsource ทำบัญชีรวมการโอนเงิน

สรุปสั้น

  • เงินโครงการรั่วได้ 2 ทาง: ถูกยืมออกไปยังกิจการที่เกี่ยวข้อง และออกจากระบบจ่ายเงินที่ไม่มีการแยกหน้าที่
  • ยอดกับกรรมการและบริษัทในเครือต้องมีสัญญา มติ ดอกเบี้ย และกำหนดชำระ
  • เมื่อผู้รับจ้างรายเดียวทำ 5 ใน 7 ขั้นตอนของวงจรเงิน ระบบจะไม่มีกลไกจับผิดในตัวเอง
  • การอนุมัติควบคุมจำนวนเงินและเหตุผล แต่ไม่ได้ควบคุมปลายทางของเงิน

ตัวอย่างในบทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออธิบายรูปแบบความเสี่ยง ไม่ได้ระบุหรือกล่าวหาบุคคลหรือกิจการใด สัญญาณเตือนเป็นเหตุให้ตรวจเพิ่ม ไม่ใช่ข้อสรุปว่ามีการกระทำผิด

บัญชีกรรมการ: จุดที่เงินส่วนตัวปนกับบริษัท

ชื่อบัญชีความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่สัญญาณเตือนจุดตรวจ
ลูกหนี้กรรมการดึงเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัว และประเด็นดอกเบี้ยรับตามกฎหมายยอดโตต่อเนื่อง ไม่มีสัญญา ไม่มีดอกเบี้ยตรวจมติอนุมัติ สัญญากู้ และการตั้งดอกเบี้ยตามราคาตลาด
เจ้าหนี้กรรมการเงินเข้าบริษัทที่อธิบายไม่ได้ หรือเลี่ยงรายได้เงินกู้กรรมการก้อนใหญ่ไม่มีที่มาตรวจที่มาของเงิน (Source of Funds) และเอกสารการกู้

ตัวอย่างประกอบ: ลูกหนี้กรรมการที่กลายเป็นบิลภาษี

กลุ่มบริษัทครอบครัวโอนเงินสดให้กรรมการใช้หมุนส่วนตัวเป็นประจำ บันทึกไว้ที่ลูกหนี้กรรมการโดยไม่มีสัญญากู้และไม่คิดดอกเบี้ย เมื่อสรรพากรตรวจ ตีความว่าบริษัทต้องมีดอกเบี้ยรับตามราคาตลาด จึงประเมินรายได้ดอกเบี้ยเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม อีกทั้งบางส่วนถูกมองเป็นประโยชน์ที่กรรมการได้รับ กระทบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

บทเรียน: บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้กรรมการคือจุดที่การเงินส่วนตัวปนกับบริษัท และเป็นจุดที่สรรพากรให้ความสนใจ

รายการระหว่างกันในกลุ่มบริษัท

สำหรับผู้พัฒนาที่มีหลายกิจการ รายการระหว่างกันมักเป็นจุดเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุด

ชื่อบัญชีความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่สัญญาณเตือนจุดตรวจ
เจ้าหนี้ผู้รับเหมาหลัก (ถ้าเป็นบริษัทในเครือ)ราคาก่อสร้างไม่ใช่ราคาตลาด เป็นประเด็น Transfer Pricing และการโยกกำไรขาดทุนข้ามบริษัทยอดติดลบ (จ่ายล่วงหน้าให้ผู้รับเหมา) ก้อนใหญ่ ไม่มีหลักประกันผลงานเอกสาร TP เปรียบเทียบราคากับผู้รับเหมาภายนอก เงื่อนไขจ่ายล่วงหน้า และ Bank Guarantee
ลูกหนี้ / เงินให้กู้ยืมบริษัทในเครือเงินที่ลูกค้าจ่ายเข้าโครงการถูกยืมออกไปเลี้ยงบริษัทอื่นในกลุ่มยอดโตต่อเนื่อง ไม่มีกำหนดชำระ ดอกเบี้ยตั้งค้างแต่ไม่เคยได้รับเงินสัญญากู้ มติกรรมการ ดอกเบี้ยตามราคาตลาด และประเมินความสามารถชำระคืนของผู้กู้
เจ้าหนี้ / เงินกู้จากบริษัทต่างประเทศที่มาของเงินไม่ชัด ภาระ WHT และความเสี่ยงฟอกเงินคู่สัญญาเป็นนิติบุคคล Offshore ไม่มีเอกสารบริการจริงตรวจสัญญา WHT ตาม ม.70 และอนุสัญญาภาษีซ้อน ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน และ Source of Funds
สินทรัพย์ไม่มีตัวตน / เครื่องหมายการค้าซื้อสิทธิในราคาสูงจากผู้เกี่ยวข้อง ไม่ตัดจำหน่าย ไม่ทดสอบด้อยค่ามูลค่าคงที่หลายปี ไม่มีค่าตัดจำหน่ายในงบกำไรขาดทุนสัญญาสิทธิ การประเมินมูลค่าอิสระ การทดสอบด้อยค่า TAS 36 และ WHT ค่าสิทธิจ่ายต่างประเทศ
บัญชีพักที่ไม่มีชื่อคู่ค้ารายการที่ยังหาที่ลงไม่ได้หรือไม่มีใครยอมรับมียอดคงเหลือข้ามงวด ยอดใหญ่ ไม่มีรายละเอียดขอรายละเอียดทุกรายการ กำหนดนโยบายล้างบัญชีพักภายใน 30 วัน และไม่ปิดงบโดยยังมียอดค้าง

3 บัญชีที่ต้องขอดูรายละเอียดทุกเดือนโดยไม่มีข้อยกเว้น

  1. เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้าเทียบทะเบียนสัญญาขาย
  2. ยอดคงค้างกับบริษัทในเครือและกรรมการ
  3. บัญชีพักทุกตัวที่ยังมียอดค้าง

ภาระภาษีของรายการกับบริษัทในเครือและต่างประเทศ

รายการภาระภาษีหลักฐานที่ต้องมี
ให้บริษัทในเครือกู้ยืมควรคิดดอกเบี้ยตามราคาตลาด มิฉะนั้นเจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจประเมินตาม ม.65 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากรสัญญากู้ มติกรรมการ อัตราอ้างอิงตลาด และหลักฐานการรับชำระดอกเบี้ยจริง
ดอกเบี้ยรับจากบริษัทในเครือเป็นรายได้ทาง CIT ตามเกณฑ์สิทธิ แม้ยังไม่ได้รับเงิน และเมื่อผู้จ่ายชำระดอกเบี้ยให้นิติบุคคลในประเทศ ต้องหัก WHT 1%ตารางคำนวณดอกเบี้ยรายเดือน และแบบ ภ.ง.ด.53 ของฝั่งผู้จ่าย
จ่ายค่าบริการ ค่านายหน้า ค่าสิทธิไปต่างประเทศหัก WHT ตาม ม.70 (โดยทั่วไป 15% สำหรับค่าสิทธิและดอกเบี้ย) เว้นแต่ได้รับการลดหย่อนตามอนุสัญญาภาษีซ้อนสัญญา หลักฐานการให้บริการจริง หนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีของผู้รับ และแบบ ภ.ง.ด.54
นำเข้าบริการจากต่างประเทศผู้จ่ายมีหน้าที่นำส่ง VAT แทนผู้ประกอบการต่างประเทศ (ภ.พ.36)ใบแจ้งหนี้และหลักฐานการนำส่ง ภ.พ.36 ตรงงวด
ราคาโอนระหว่างกัน (Transfer Pricing)นิติบุคคลที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ตามกฎหมายต้องยื่นแบบรายงานข้อมูลบริษัทที่มีความสัมพันธ์กันพร้อม ภ.ง.ด.50เอกสารกำหนดราคาโอนสำหรับงานก่อสร้าง ค่าบริหารจัดการ และเงินกู้ภายในกลุ่ม

จุดที่มักพลาดและไม่มีใครจับได้

  1. ตั้งดอกเบี้ยค้างรับกับบริษัทในเครือเป็นรายได้ แต่ไม่มีแผนเก็บเงิน หรือเมื่อมีการชำระจริงกลับไม่ได้หักและนำส่ง WHT
  2. จ่ายเงินออกต่างประเทศโดยไม่หัก WHT และไม่ยื่น ภ.พ.36
  3. นำภาษีซื้อที่เกี่ยวกับการขายห้องชุดไปขอคืน
  4. ลงค่าใช้จ่ายขายและการตลาดเข้ากอง WIP เพื่อลดผลขาดทุน

ทั้งสี่ข้อปรากฏในงบทดลอง และเจ้าของถามได้ทันทีโดยไม่ต้องเป็นนักบัญชี

เมื่อจ้าง Outsource ทำบัญชีทั้งระบบรวมการโอนเงิน

แผนที่ว่าการควบคุมหายไปตรงไหน

ระบบควบคุมภายในตั้งอยู่บนหลักเดียว คือ คนอนุมัติ ≠ คนจ่ายเงิน ≠ คนลงบัญชี ≠ คนกระทบยอด เมื่อส่งงานทั้งวงจรออกไปให้ผู้รับจ้างรายเดียว หลักนี้จะเหลืออยู่จุดเดียวคือขั้นตอนอนุมัติ

หน้าที่ในวงจรเงินใครทำในโครงสร้างนี้การควบคุมที่ควรมีสถานะ
1. ตั้งเรื่องขอจ่าย จัดหาผู้ขายทีมงานภายในบริษัทใบขอซื้อ เปรียบเทียบราคายังอยู่ในบริษัท
2. อนุมัติการจ่ายเจ้าของ / กรรมการ (เอกสาร)ตารางอำนาจอนุมัติ (DOA)จุดควบคุมเดียวที่เหลือ
3. โอนเงินผ่านธนาคารผู้รับจ้างผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้ทำรายการส่งออกไปแล้ว
4. บันทึกบัญชีผู้รับจ้างผู้บันทึกต้องไม่ใช่ผู้จ่ายเงินส่งออกไปแล้ว ทับซ้อนกับข้อ 3
5. กระทบยอดธนาคารผู้รับจ้างผู้กระทบยอดต้องเป็นอิสระจากผู้จ่ายและผู้บันทึกส่งออกไปแล้ว ทับซ้อนกับข้อ 3–4
6. คำนวณและนำส่งภาษีผู้รับจ้างสอบทานโดยผู้อื่นก่อนยื่นส่งออกไปแล้ว
7. ปิดงบและจัดทำงบส่งผู้สอบบัญชีผู้รับจ้างผู้จัดทำงบต้องไม่ใช่ผู้ควบคุมการจ่ายเงินส่งออกไปแล้ว ทับซ้อนกับข้อ 3–6

ผู้รับจ้างรายเดียวถือหน้าที่ 5 ใน 7 ขั้นตอน เป็นทั้งผู้ทำรายการจ่ายเงิน ผู้บันทึก ผู้กระทบยอด และผู้ปิดงบ หากมีรายการผิดพลาดหรือทุจริต ผู้ที่จะตรวจพบก็คือผู้ที่ทำรายการนั้นเอง นี่ไม่ใช่ข้อกล่าวหาว่าผู้รับจ้างไม่ซื่อสัตย์ แต่เป็นข้อเท็จจริงเชิงโครงสร้างว่าระบบไม่มีกลไกจับผิดในตัวเอง (No Self-detecting Control)

ความเข้าใจผิด 5 ข้อ

ความเข้าใจของเจ้าของความจริง
ผมอนุมัติเป็นเอกสารทุกใบ เงินออกโดยไม่ผ่านผมไม่ได้เอกสารอนุมัติควบคุมรายการที่ถูกเสนอมาเท่านั้น ไม่ได้ควบคุมรายการที่ไม่เคยถูกเสนอ เช่น การโอนออกโดยตรง การแก้ไขเลขบัญชีผู้รับหลังอนุมัติ หรือการโอนซ้ำ
ถ้ามีอะไรผิด ผู้สอบบัญชีจะเจอเองผู้สอบบัญชีให้ความเชื่อมั่นว่างบไม่มีความผิดพลาดที่มีสาระสำคัญ ไม่ใช่การตรวจหาทุจริตรายรายการ และตรวจหลังเงินออกไปแล้ว
ผู้รับจ้างยื่นภาษีให้ ถ้าผิดก็เป็นความรับผิดของเขาผู้มีหน้าที่เสียภาษีคือบริษัท และผู้ลงนามในแบบคือกรรมการ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม และความรับผิดทางอาญาจึงยังเป็นความเสี่ยงของบริษัทและกรรมการ
บัญชีปิดงบได้ตรงเวลา แปลว่าระบบดีปิดงบตรงเวลาแต่มีบัญชีพักค้างยอด รายการปรับปรุงปลายงวดจำนวนมาก หรืองบไม่ตรง Statement คือปิดงบให้จบ ไม่ใช่ปิดงบให้ถูก
ผมเห็นงบทุกเดือน ก็เท่ากับตรวจแล้วงบคือผลลัพธ์ที่ผู้รับจ้างเป็นผู้ผลิต การตรวจต้องใช้หลักฐานจากบุคคลภายนอก คือ Statement ธนาคารและใบเสร็จรับชำระภาษี ที่เจ้าของดึงมาเองโดยไม่ผ่านผู้รับจ้าง

การควบคุมขั้นต่ำ 10 ข้อ

#การควบคุมทำไมต้องมี
1เจ้าของถือ Token / OTP ของธนาคารในฐานะผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย ผู้รับจ้างเป็นได้เพียงผู้ตั้งรายการ (Maker)แยกผู้ตั้งรายการออกจากผู้อนุมัติจริงในระบบ ไม่ใช่แค่บนกระดาษ
2ตั้งวงเงินอนุมัติ 2 ชั้น และบังคับผู้อนุมัติ 2 คนสำหรับรายการเกินวงเงินที่กำหนดตัดความเสี่ยงรายการเดียวจบ
3ล็อกทะเบียนผู้รับเงิน (Beneficiary Whitelist) การเพิ่มหรือแก้เลขบัญชีต้องอนุมัติแยกจากการอนุมัติจ่ายสกัดการแก้เลขบัญชีผู้รับหลังอนุมัติ
4เจ้าของเปิดสิทธิ์ดูบัญชีธนาคารแบบ View-Only ทุกบัญชี และเปิดแจ้งเตือนรายการเข้าออกแบบเรียลไทม์ได้ข้อมูลตรงจากธนาคาร ไม่ผ่านมือผู้รับจ้าง
5Statement ธนาคารส่งตรงจากธนาคารถึงอีเมลเจ้าของStatement ต้องไม่ผ่านมือผู้ที่ถูกตรวจ
6บริษัทเป็นเจ้าของ Username / Password ระบบ e-Filing ของกรมสรรพากรและประกันสังคม ผู้รับจ้างได้สิทธิ์ใช้งานภายใต้บัญชีของบริษัทป้องกันการยื่นแบบโดยบริษัทไม่เห็น และกันข้อมูลถูกยึดเมื่อเลิกจ้าง
7เจ้าของดึงใบเสร็จรับชำระภาษีจากระบบสรรพากรเองทุกเดือนยืนยันว่ายื่นแล้วและจ่ายแล้ว ไม่ใช่แค่บอกว่ายื่นแล้ว
8กระทบยอดธนาคารถูกสอบทานโดยบุคคลที่สาม เช่น เจ้าของ ผู้ตรวจสอบภายใน หรือที่ปรึกษาการเงิน ทุกเดือนคืนกลไกจับผิดที่หายไป
9ผู้รับจ้างส่งทะเบียนบัญชีพักและรายการปรับปรุงทุกเดือน พร้อมคำอธิบายรายรายการบัญชีพักและ Journal ปรับปรุงคือช่องทางหลักของการกลบร่องรอย
10ระบุในสัญญาว่าบริษัทเป็นเจ้าของข้อมูลบัญชีทั้งหมด และมีสิทธิ์เข้าถึงระบบบัญชีโดยตรงตลอดเวลาป้องกันข้อมูลถูกยึดเป็นตัวประกันเมื่อมีข้อพิพาทหรือเปลี่ยนผู้ให้บริการ

ข้อสัญญาที่ควรมีในสัญญาจ้างสำนักงานบัญชี

หัวข้อข้อความที่ควรมี
ขอบเขตงานและสิ่งส่งมอบรายการส่งมอบรายเดือนเป็นรายชิ้นพร้อมกำหนดวัน เช่น งบทดลอง งบ 3 ฉบับ รายงานกระทบยอดธนาคารทุกบัญชี ทะเบียนบัญชีพัก ทะเบียนรายการปรับปรุง สำเนาแบบภาษีและใบเสร็จรับชำระ
ขอบเขตที่ไม่รวมระบุชัดว่าบริการนี้ไม่ใช่การตรวจสอบ ไม่ใช่การให้ความเชื่อมั่น และไม่ครอบคลุมการตรวจหาทุจริต เพื่อให้เจ้าของรู้ว่าต้องหาชั้นตรวจสอบเพิ่มเอง
อำนาจทางการเงินผู้รับจ้างมีสถานะเป็นผู้ตั้งรายการ (Maker) เท่านั้น การอนุมัติขั้นสุดท้ายเป็นของบริษัท และห้ามผู้รับจ้างถือ Token ผู้อนุมัติ
ความเป็นเจ้าของข้อมูลข้อมูล เอกสาร และไฟล์บัญชีทั้งหมดเป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท ส่งมอบภายใน 15 วันเมื่อสิ้นสุดสัญญา โดยไม่ผูกกับการชำระเงินคงค้าง
สิทธิ์เข้าถึงและตรวจสอบบริษัทและผู้ตรวจสอบที่บริษัทแต่งตั้งเข้าถึงระบบบัญชีและกระดาษทำการได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า
ความรับผิดและประกันภัยกำหนดเพดานความรับผิด การชดใช้กรณีเบี้ยปรับหรือเงินเพิ่มจากความผิดพลาดของผู้รับจ้าง และให้มีประกันความรับผิดทางวิชาชีพ
การขัดกันแห่งผลประโยชน์ผู้รับจ้างต้องเปิดเผยหากให้บริการแก่คู่ค้า ผู้รับเหมา หรือบริษัทในเครือของบริษัทด้วย
การรักษาความลับและ PDPAข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าโครงการ
แผนถ่ายโอนงานขั้นตอนและระยะเวลาส่งมอบงานเมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ รวมถึงการส่งมอบ Username ระบบภาษีคืน

ความรับผิดที่จ้างแล้วก็ยังโอนไม่ได้

หน้าที่ตามกฎหมายอยู่กับใครหมายเหตุ
จัดทำบัญชีให้ถูกต้องและเก็บเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปี (พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543)บริษัท และกรรมการผู้มีอำนาจผู้ทำบัญชีที่จ้างมามีหน้าที่ของตนเองแยกต่างหาก แต่ไม่ปลดความรับผิดของบริษัท
ยื่นแบบและเสียภาษีให้ถูกต้องครบถ้วน (ประมวลรัษฎากร)บริษัทเป็นผู้เสียภาษี กรรมการเป็นผู้ลงนามในแบบเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม และโทษอาญากรณีเจตนา เป็นความเสี่ยงของบริษัทและกรรมการ
ดูแลกิจการด้วยความระมัดระวัง (ป.พ.พ.)กรรมการการมอบงานให้บุคคลภายนอกโดยไม่วางระบบกำกับ อาจถูกมองว่าไม่ได้ใช้ความระมัดระวังเพียงพอ
ดูแลเงินที่รับล่วงหน้าจากผู้ซื้อห้องชุดบริษัทผู้พัฒนาและกรรมการเงินลูกค้าถูกใช้ผิดวัตถุประสงค์จนโอนไม่ได้ อาจนำไปสู่ทั้งคดีแพ่งและข้อกล่าวหาฉ้อโกง

การจ้าง Outsource ลดภาระงาน แต่ไม่ลดความรับผิด สิ่งที่เจ้าของซื้อได้คือกำลังคน ไม่ใช่ความรับผิดชอบ เมื่อส่งงานออกไป 5 ใน 7 ขั้นตอน เจ้าของต้องเพิ่มชั้นตรวจสอบอิสระกลับเข้ามาอย่างน้อยหนึ่งชั้น

ตัวอย่างประกอบ: อนุมัติครบทุกใบ แต่เงินออกไม่ตรงใบ

กรรมการอนุมัติการจ่ายทุกครั้งเป็นเอกสาร แล้วส่งให้สำนักงานบัญชีดำเนินการโอน ต่อมาพบการโอนเงินไปยังเลขบัญชีที่ไม่ตรงกับผู้ขายในใบอนุมัติหลายรายการ เพราะการเพิ่มเลขบัญชีผู้รับเงินในระบบธนาคารไม่ได้ถูกควบคุมแยกจากการจ่าย ในบัญชีถูกบันทึกด้วยชื่อผู้ขายที่ถูกต้อง จึงกระทบยอดธนาคารลงตัวทุกเดือน และไม่มีสัญญาณใดในงบ จนผู้ขายรายหนึ่งทวงถามว่ายังไม่ได้รับชำระ

บทเรียน: การกระทบยอดธนาคารโดยผู้ที่เป็นคนโอนเองไม่ถือเป็นการควบคุม การล็อกทะเบียนผู้รับเงินจึงขาดไม่ได้

มุมเจ้าของ: สิ่งที่ต้องเห็นและต้องถาม

  • อย่าใช้บัญชีบริษัทเป็นกระเป๋าส่วนตัว ถ้าจำเป็นต้องกู้ ให้มีสัญญา ดอกเบี้ยตามตลาด และมติกรรมการ
  • ขอ Statement ตรงจากธนาคารทุกเดือน แล้วสุ่มรายการจ่าย 5 รายการ ไล่ย้อนไปหาใบอนุมัติและตัวตนผู้รับเงิน
  • ถามทุกเดือน: มีการเพิ่มหรือแก้ไขเลขบัญชีผู้รับเงินกี่รายการ ใครอนุมัติ
  • ตรวจว่าใครถือ Token ธนาคารและ Username ระบบสรรพากรอยู่จริงในวันนี้

มุมผู้ตรวจสอบภายใน: จุดตรวจ

  • เน้นทดสอบบัญชีที่ไม่มีบุคคลภายนอกยืนยันได้ เช่น เงินสด สต๊อก รายการกับกรรมการ
  • ทดสอบ Segregation of Duties ที่ระดับสิทธิ์ในระบบธนาคารและระบบบัญชี ไม่ใช่ที่ระดับผังองค์กร
  • ทดสอบ 3-way Match ระหว่างใบอนุมัติ รายการใน Statement และการบันทึกบัญชี โดยเน้นความตรงกันของผู้รับเงิน
  • สอบทานทะเบียนผู้รับเงินย้อนหลัง หาเลขบัญชีซ้ำ ผู้รับเงินที่ใช้บัญชีบุคคลธรรมดา และการเปลี่ยนเลขบัญชีก่อนวันจ่ายไม่เกิน 7 วัน

เนื้อหานี้เป็นแนวทางเชิงบริหารและการตรวจสอบภายใน ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายหรือภาษีเฉพาะกรณี ควรตรวจสอบกฎหมายฉบับปัจจุบันและปรึกษาผู้สอบบัญชี ที่ปรึกษาภาษี หรือทนายความก่อนตัดสินใจในกรณีจริง